Problemi di gestione del tempo?

Nell'arco della giornata, ma più a lungo termine possiamo prendere in considerazione intervalli più ampi come la settimana o l'anno, spesso ci ritroviamo con problemi di gestione del tempo.

Il tempo sembra non bastare mai, quante volte pensiamo non ho mai tempo, oppure, sono stanco e non ho tempo per riposarmi; vi riconoscete in queste frasi?

Allora probabilmente anche voi siete alle prese con scarsa organizzazione, tendenza a rimandare, mancata individuazione delle priorità, che possono portare a vivere con una dose di stress eccessiva quelle che sono semplicemente mansioni quotidiane con le quali saremmo perfettamente in grado di interagire e risolverle se solo fossimo in grado di organizzare il tempo secondo semplici principi.

Uno di questi principi, quello che forse più di ogni altro riesce a riassumere le varie tecniche esposte dai diversi teorici della materia, è il principio che vuole distinguere fra urgente ed importante.

Sembra che ci sia un errore nel ragionamento, ma non è affatto così.

Fateci caso anche voi: quante sono le cose urgenti che dobbiamo sbrigare, spesso di fretta, perchè sono sottoposte a scadenze immediate, ma che in realtà non sono così importanti, e quante sono le volte invece che continuiamo a rimandare qualcosa a cui teniamo particolarmente solo perchè non sono previste scadenze e per questo motivo non realizziamo mai nel concreto un progetto che per noi è importante ma che non rientra nella categoria degli impegni urgenti?

Utilizzando il metodo della matrice fra urgente ed importante, possiamo risolvere i problemi di gestione del tempo semplicemente divenendo più consapevoli di come passiamo il nostro tempo. E’ interessante dividere le nostre attività ed i nostri impegni in quattro macrogruppi:

1. Urgente e non importante 
2. Urgente ed importante
3. Non urgente e non importante 
4. Non urgente ed importante

Al primo gruppo appartengono le tante distrazioni o i piccoli impegni da cui non riusciamo a distoglierci e che purtroppo assorbono buona parte del nostro tempo. Il gruppo 2 riguarda invece quelle attività che spesso abbiamo rimandato quando ancora avevamo molto tempo a disposizione prima della scadenza e che ora che siamo con l'acqua alla gola diventano fonte di stress.

Tra le attività non urgenti troviamo finalmente un sollievo dallo stress da orologio. Nel gruppo 3 possiamo far rientrare gli hobby, il riposo e tutto quello che ci piace fare senza che rappresenti necessariamente un impegno. Il gruppo 4 è quello sul quale bisognerebbe concentrarsi meglio: infatti, tra le attività importanti ma non urgenti, troviamo spesso quelli che sono i nostri sogni nel cassetto, quegli obiettivi a lungo termine ai quali vorremmo poter dedicare maggiori cure se non fossimo costantemente stanchi e stressati a causa della cattiva gestione del tempo nell'affrontare i primi tre gruppi.

Tecniche di gestione del tempo

La pianificazione delle ore della giornata, come strumento per migliorare le proprie prestazioni, è uno degli argomenti più gettonati nei blog, summit e master che si occupano di formazione e gestione del personale dipendente.
Ma la gestione del tempo non è solo una prerogativa dei direttori del personale o dei lavoratori dipendenti sottoposti a scadenze ed obiettivi di produttività scanditi cronologicamente; al contrario, soprattutto i liberi professionisti, gli imprenditori, i manager e tutti coloro si trovino nella condizione di non avere scadenze prestabilite da rispettare, hanno maggiormente bisogno di organizzare e pianificare le ore della giornata, per non correre il rischio di concentrare in maniera poco funzionale le attività stressanti nell'arco di poche ore e veder trascorrere minuti inoperosi a causa di una cattiva valutazione del proprio tempo.

Proviamo quindi ad elencare una lista di consigli che possano rendere la gestione del tempo più produttiva e meno stressante, contenendo la fatica sia fisica che mentale.
Questa lista rappresenta il primo passo per una organizzazione delle ore che permetta di realizzare i propri obiettivi con successo e soddisfazione.

1.     To do list: scrivere un elenco delle cose da fare per risparmiare le energie mentali necessarie a memorizzare i nostri impegni
2.     Priorità: ordinare i nostri obiettivi in base alla loro importanza cercando di non concentrarsi solo sui compiti più semplici
3.     Suddivisione: gestire le 24 ore della giornata stabilendo fasi di lavoro e tempi di riposo
4.     Delegazione: saper affidare alcuni dei nostri compiti a collaboratori o persone di fiducia
5.     Stop alla procrastinazione: smettere di rimandare le nostre attività per non ritrovarsi a fine giornata a dover correre contro l'orologio

Questi cinque semplicissimi consigli sembrano scontati ma provate a chiedere a voi stessi, ogni volta che vi sentite stressati o sempre di fretta, se avete seguito questa gestione del tempo o se vi siete lasciati prendere dall'improvvisazione.