Nell'arco della giornata,
ma più a lungo termine possiamo prendere in considerazione intervalli più ampi
come la settimana o l'anno, spesso ci ritroviamo con problemi di gestione del tempo.
Il tempo sembra non bastare
mai, quante volte pensiamo non ho mai tempo, oppure, sono stanco e non ho tempo
per riposarmi; vi riconoscete in queste frasi?
Allora probabilmente
anche voi siete alle prese con scarsa organizzazione, tendenza a rimandare,
mancata individuazione delle priorità, che possono portare a vivere con una dose di
stress eccessiva quelle che sono semplicemente mansioni quotidiane con le quali
saremmo perfettamente in grado di interagire e risolverle se solo fossimo in
grado di organizzare il tempo secondo semplici principi.
Uno di questi principi,
quello che forse più di ogni altro riesce a riassumere le varie tecniche
esposte dai diversi teorici della materia, è il principio che vuole distinguere
fra urgente ed importante.
Sembra che ci sia un
errore nel ragionamento, ma non è affatto così.
Fateci caso anche voi:
quante sono le cose urgenti che dobbiamo sbrigare, spesso di fretta, perchè
sono sottoposte a scadenze immediate, ma che in realtà non sono così
importanti, e quante sono le volte invece che continuiamo a rimandare qualcosa
a cui teniamo particolarmente solo perchè non sono previste scadenze e per
questo motivo non realizziamo mai nel concreto un progetto che per noi è
importante ma che non rientra nella categoria degli impegni urgenti?
Utilizzando il metodo
della matrice fra urgente ed importante, possiamo risolvere i problemi di
gestione del tempo semplicemente divenendo più consapevoli di come passiamo il
nostro tempo. E’ interessante dividere le nostre attività ed i nostri impegni
in quattro macrogruppi:
- Urgente e non importante
- Urgente ed importante
- Non urgente e non importante
- Non urgente ed importante
Al primo gruppo
appartengono le tante distrazioni o i piccoli impegni da cui non riusciamo a
distoglierci e che purtroppo assorbono buona parte del nostro tempo. Il gruppo
2 riguarda invece quelle attività che spesso abbiamo rimandato quando ancora
avevamo molto tempo a disposizione prima della scadenza e che ora che siamo con
l'acqua alla gola diventano fonte di stress.
Tra le attività non urgenti troviamo finalmente un sollievo dallo stress da
orologio. Nel gruppo 3 possiamo far rientrare gli hobby, il riposo e tutto
quello che ci piace fare senza che rappresenti necessariamente un impegno. Il
gruppo 4 è quello sul quale bisognerebbe concentrarsi meglio: infatti, tra le
attività importanti ma non urgenti, troviamo spesso quelli che sono i nostri
sogni nel cassetto, quegli obiettivi a lungo termine ai quali vorremmo poter
dedicare maggiori cure se non fossimo costantemente stanchi e stressati a causa
della cattiva gestione del tempo nell'affrontare i primi tre gruppi.
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